Las Relaciones Publicas

¿QUÉ SON LAS RELACIONES PÚBLICAS?

Según el profesor de la Universidad Latina de Relaciones Públicas, Molina, C. (2019) son "la ciencia y arte de crear y mantener armonía y buena voluntad entre la organización y sus diferentes públicos, con el fin de cumplir los objetivos de la empresa".   

Las relaciones públicas (RR.PP.) se definen como una serie de acciones estratégicas desarrolladas en un determinado tiempo con el objetivo de crear vínculos, relaciones y comunicación entre los distintos públicos a los que van dirigidas.

Las relaciones públicas se remontan a la antigüedad. Los primeros hallazgos fueron más concretamente a las sociedades tribales donde se utilizaban para promover el respeto a la autoridad del jefe. Aunque su existencia de un modo más organizado comenzó en las discusiones que se acontecían en el Ágora, en la Antigua Grecia, donde se utilizaba la persuasión para influir en el público por lo que es un dato que remarcaba el uso de las relaciones públicas ya en esa época.

Sin embargo, no fue hasta el Renacimiento con la libertad de expresión lo que dio impulso al término de las relaciones públicas. Con la libertad de expresión y la posibilidad de intercambiar ideas, se fomentó el uso de las relaciones públicas que comenzó a crecer a pasos agigantados y a utilizarse en diversos sectores como las empresas.

“La comunicación se puede definir como un proceso por medio del cual una persona se pone en contacto con otra a través de un mensaje, y espera que esta última de una respuesta, sea una opinión, actividad o conducta”.-Alberto Martínez.

“En otras palabras, la comunicación es una manera de establecer contacto con los demás por medio de ideas, hechos, pensamientos y conductas, buscando una reacción al comunicado que se ha enviado”.-Abraham Nosnik.

Según ambos autores mexicanos, la intención del emisor consiste en modificar o reforzar el comportamiento de aquel que recibe la comunicación. Es decir, el acto de comunicar se lleva a cabo para recibir algo a cambio.

Las RR.PP. son una herramienta más de la comunicación empresarial. Su importancia hace que se sitúen como función directiva dentro del entorno empresarial. En las grandes empresas, el director de comunicación es el encargado de acometer y desarrollar esta serie de estrategias para lograr una base de las comunicaciones coherente y de forma integrada.

Yendo más allá, esta disciplina controla todos los procesos de comunicación de dentro y fuera de ella. Gestiona la comunicación interna con los empleados, con influencers, contacta con periodistas, accionistas. Como ves, una figura que puede estar presente no solo en grandes empresas, sino también en pequeñas y medianas.

En definitiva, su objetivo es que los mensajes que quiere transmitir la empresa no se desvirtúen. Y en caso de suceder, que estén preparados para reconducirlo. No olvidemos que una mala información puede dar lugar a una gran crisis dentro del negocio.

Las Relaciones Públicas son una herramienta que nos ofrece la posibilidad de comunicar de un modo coherente, eficaz y respetuoso. Todas las acciones componen la función de ayudar a diferenciarnos de la competencia o conseguir más clientes:

-Búsqueda de colaboración con marcas.

-Creación de estrategias y campañas de comunicación.

-Proyectar la imagen de la identidad corporativa de las empresas.

-Investigar el mercado para analizar tendencias y opiniones de los consumidores.

-Asesoría, consejo y seguimiento a los diferentes apartados de los que se compone una empresa.

-Elaboración y puesta en práctica de programas dirigidos a sectores de interés por parte de la empresa o negocios.

-Fomentar de manera óptima las relaciones entre los trabajadores y el público externo incluso en situaciones de crisis.

-Preparación, aprobación y difusión de noticias y eventos a los diferentes medios de comunicación.

-Difusión de información de la entidad o empresa a los diferentes clientes.

Existen 6 tipos de comunicacion en las empresas, la interna, la externa, la formal, la informal, la verbal y no verbal. La interna a su vez se divide en dos flujos: vertical y horizontal; que detallaremos más adelante.

Comunicación interna: es la que incluye a los empleados y colaboradores de la empresa (deben estar todos en planilla).

Flujos de la C.I:

-Comunicación vertical: se desarrolla entre colaboradores y jefes de diferentes rangos y jerarquías, pueden tener una división clásica o dictatorial que significa cuando el jefe da la orden y eso se debe cumplir. 

Y por otra parte, la bidireccional o humanística que permite la sugerencia o queja por parte del empleado al jefe, existe una realimentación.

-Comunicación horizontal: son personas de la misma empresa con igual jerarquía, nadie le da órdenes a nadie porque todos son compañeros en su área, por ejemplo: doctoras con doctores, la relación que hay entre guardas de seguridad, que si bien en cierto, es importante mantener ese vínculo para el desarrollo correcto de la misión de la compañía.

Comunicación externa: se muestra un interés real o potencial de proveedores, clientes, competencia, comunidad, gobierno, medios de comunicación, Iglesias, bomberos, etc.

Comunicación formal: todo lo que se realice desde la hora y fecha de una reunión hasta lo que se va a dar de comer es absolutamente planificado, ya sea con públicos internos o externos.

Comunicación informal: es una forma de comunicarse que mal utilizada puede ser dañina, se pueden generar chismes, rumores, incluso dudas. Se hace en el momento, no se piensa mucho ni se planifica. Se puede dar tanto con clientes como con proveedores, ya sea en la misma empresa, a la hora del café o que casualidadmente se cruzaron por algún lugar que frecuentan ambos y en confianza se recuerdan algo o mencionan algún dato importante.

Comunicación verbal: es como usted se expresa a través de sus palabras con base a una serie de conocimientos ya adquiridos, el medio que maneja todos los días para comunicarse que se produce con la articulación de la palabra hablada que es el 7% del ser humano.

Comunicación no verbal: se refiere a la señaletica, gestos, posturas, movimientos, proxémica, quinésica, paralingüística... Esto abarca el 93 % del ser humano.

Los últimos cuatro tipos de comunicación pueden influir positiva o negativamente a las cuatro anteriores.

La comunicación interna es una de las partes del plan de comunicación a las que muchas veces menos atención se le presta, subestimando su importancia para aumentar la productividad de los trabajadores de una empresa, que es lo que se busca para que el negocio funcione. Gracias a la implementación de un buen plan de comunicación interna se podrá conseguir que los trabajadores se sientan más motivados, asuman como propias la misión, visión y valores de la organización, se sientan más implicados y, por tanto, produzcan de una manera más eficiente.

Tres de los posibles propósitos de la comunicación interna son:

• Informar: a todo el personal o al necesario para la ocasión.

• Explicar: la directriz u orden que queremos dar a conocer.

•Dejar que hagan preguntas: evacuar cualquier duda que se genere. 

Las fases de la comunicación externa son pasos claves para iniciar la campaña para con los clientes y la comunidad en general, 

•Informar: que daremos un nuevo producto por ejemplo.

•Apoyar: seguir con la promoción en redes sociales.

•Defender: si ocurre una crisis, ser siempre transparente con esas situaciones y tratar de buscar una solución.

•Retomar y volver a planificar: analizar el resultado, la manera en la que se realizó, para así hallar los cambios en los que debemos trabajar.

Hoy en día, para todos los sectores de empresas, organizaciones sin lucros, y los sectores del gobierno, grandes o pequeñas empresas es muy importante que tenga un nivel de conocimiento amplio, en como obtener el éxito en las funcionas diarias de su organización, como promover su negocio.

Una de esas maneras es saber sobre los Departamentos y las Agencias de RRPP.

Un departamento que funciona como una parte que ayuda a la empresa o negocios a realizar sus metas. Necesita funciones como un órgano. Necesita ayuda de los líderes para realizar sus metas y proyectar la imagen deseada de la compañía.

    Tiene como objetivo principal la gestión de la imagen institucional y fortalecer los vínculos con los distintos públicos, escuchándolos, informándoles y persuadiendolos para lograr un consenso, fidelidad y apoyo de los mismos a futuro.

  Una agencia trabaja para promover las ventas y la imagen de los negocios de sus clientes. La agencia no solo trabaja por su propio éxito, si no también para las metas de sus clientes. Necesitan producir materiales que ayudan a sus clientes. Y si a un cliente no le gusta, puede causar  desacuerdos y perder relaciones de valor.

  Las empresas y los individuos deben contratar a una agencia de Relaciones Públicas cuando quieren proteger, mejorar o construir su reputación a través de los medios de comunicación tradicionales y sociales. Una buena agencia o profesional de las Relaciones Públicas puede analizar la organización, encontrar los mensajes clave y transformar esta información en historias relevantes de la marca. Cuando las noticias son malas, la agencia puede formular la mejor respuesta y mitigar los daños, transformando una crisis en una oportunidad de destacar las fortalezas de la compañía.

Las relaciones públicas no se basan en un acto aislado sino que se trata de un proceso, de un conjunto de acciones encaminadas a obtener un resultado. Las principales herramientas que se utilizan para este proceso son la investigación y las técnicas de comunicación, que permiten a la empresa anticiparse a la opinión pública. 

John E. Marston (1963), en su libro The nature of public relations cita cuatro fases indispensables para el desarrollo de las relaciones públicas. Se conoce como el modelo IACE:

I(Investigation): Analizar el problema o la situación para poder desarrollar la campaña de relaciones públicas.

A (Action): Se trata de planificar el programa y definir los pasos que vamos a seguir en nuestra campaña.

C (Communication): Define cómo vamos a plantear la campaña, es decir, el modo en que nos vamos a dirigir al público.

E (Evaluation): Es la última fase y en ella se miden los efectos de la campaña sobre el público.

Cuando hablamos de las Relaciones Públicas de una empresa, nos referimos al equipo que se encarga en controlar y encauzar los procesos de comunicación de la marca, tanto comunicación interna como externa.

El trabajo de los Relaciones Públicas consiste en saber el mensaje que deben transmitir y cómo hacerlo dependiendo del receptor, es decir, planifican qué, cuándo, cómo y a quién le debe llegar el mensaje para alcanzar los objetivos de la empresa. 

A continuación resumiremos en 7 ventajas de las RR.PP. en las compañías: 

Refuerzan la identidad de la empresa: Ponen claras las bases sobre quién es tu empresa, cómo te presentas ante el público y qué estás dispuesto a ofrecer.

Mejoran el posicionamiento de mercado: Especialmente si se trata de una empresa nueva, es fundamental agotar todas las posibilidades de marketing, es decir, darse a conocer. Invertir en Relaciones Públicas es una manera muy eficaz de llevar a cabo esta misión.

Captan nuevos clientes: La comunicación a través de Relaciones Públicas ayuda a entablar relaciones con los clientes, a conocer tu marca y a crear confianza.

Aportan credibilidad: Cuando a través de una estrategia de Relaciones Públicas consigues transmitir el mensaje que deseas de una manera clara y concisa, el cliente lo percibe como una señal de confianza y credibilidad.

Ayudan al reconocimiento de tu marca: Las Relaciones Públicas pretenden dar la mayor visibilidad posible a tu marca, por lo que contribuirán a que cada vez más público sea capaz de reconocerla.

Mejoran la reputación online: la impresión que puedas causar en el cliente no es solo cuestión de la venta cara a cara o de una vida offline, sino también es imprescindible en lo que de ti y de tu negocio se percibe en la red. Por ello, la labor de las Relaciones Públicas es influir de manera positiva en la reputación de tu empresa a través de portales de internet o redes sociales.

Son estrategias rentables: En comparación con cualquier otra estrategia de marketing, invertir en Relaciones Públicas resulta menos costoso y posiblemente más efectivo.

Referencias bibliográficas:

Peiró,R. (2019) Economipedia Relaciones Públicas recuperado de: https://economipedia.com/definiciones/relaciones-publicas.htm

Fernandez, P. (2014) Inbouncycle, ¿Tienes claro para que sirven las relaciones públicas? Recuperado de: https://www.inboundcycle.com/blog-de-inbound-marketing/tienes-claro-para-que-sirven-las-relaciones-públicas

Cortés, E. (2017) Sage, ¿Qué ventajas tienen las Relaciones Públicas en una empresa? Recuperado de https://www.google.com/amp/s/www.sage.com/es-es/blog/que-ventajas-tienen-las-relaciones-publicas-en-una-empresa/amp/

Martínez, A., y Nosnik, A. (1998) Comunicación Organizacional Práctica. Manual Gerencial. México DF, México: Editorial Trillas. Recuperado de https://www.google.com/amp/s/www.lifeder.com/definicion-comunicacion-autores/amp/